Reúne las señales a las que tienes acceso
Conecta solo las fuentes compatibles que autorice el equipo. Fencia puede buscar señales de uso de IA en Google Drive, Slack y GitHub dentro del alcance de cada conector; acceso y elegibilidad del plan varían por fuente. Una fuente desconectada o restringida deja una zona sin visibilidad.
Resuelve cada candidato
Revisa dónde se mencionó la herramienta, si coincide con una entrada del inventario, quién es responsable y qué datos podría recibir. Las coincidencias ambiguas quedan pendientes de revisión humana antes de decidir sobre el inventario.
Registra la decisión y vuelve a revisarla
Confirma la herramienta, vincúlala a un sistema existente o descarta una pista falsa con un motivo. Repite la revisión tras nuevas integraciones, proyectos o cambios de política. Una entrada de inventario describe lo revisado; por sí sola no demuestra cumplimiento legal.
Ejemplo: un equipo de selección menciona una herramienta de IA
Un mensaje de Slack dice que alguien usó un asistente de escritura para responder a candidatos. El barrido muestra la mención, pero no demuestra si la herramienta estaba aprobada, qué cuenta se usó o si recibió datos de postulantes. La revisora abre el contexto, pregunta qué ocurrió y consulta el inventario de IA. Si la herramienta ya consta, vincula la señal al sistema; si es nueva, identifica un responsable y abre una revisión separada de datos y riesgos. Si el mensaje solo proponía usarla, registra esa conclusión en vez de inventar un sistema.
Cuatro preguntas para cada señal
- ¿De dónde viene la señal y puede quien revisa abrir su contexto original?
- ¿Hay evidencia de uso real o solo una mención, propuesta o ejemplo copiado?
- ¿Coincide con una entrada del inventario y quién confirma responsable y finalidad?
- ¿Qué datos y personas podrían verse afectados y qué decisión de seguimiento hace falta?
Preguntas frecuentes
- ¿El barrido encuentra todas las herramientas de IA de la empresa?
- No. Solo puede examinar fuentes compatibles y conectadas dentro de los permisos concedidos. Entrevistas, compras y otros canales siguen siendo necesarios para conocer usos fuera de esa vista.
- ¿Un nombre detectado pasa automáticamente a ser un sistema confirmado?
- Una señal ambigua queda como candidata para revisión. Una persona comprueba la fuente y decide si confirma, vincula o descarta; una mención por sí sola no prueba uso.
Lleva la pregunta a una revisión
Explora un ejemplo ficticio de Fencia o cuéntanos qué sistema y evidencia necesita revisar tu equipo.