Política de Privacidad
Los documentos enviados solo para análisis se procesan temporalmente: el historial conserva resultados y posibles citas, no el archivo original ni su texto completo. Los documentos que guardas en Files permanecen en tu espacio de trabajo hasta que los elimines. Aquí explicamos qué datos tratamos, con quién los compartimos y cómo ejercer tus derechos.
Privacidad de un vistazo
Cifrado en tránsito y en reposo
HTTPS (TLS 1.2+) en tránsito y AES-256 en reposo en la base de datos. Los documentos guardados en Files sí se conservan en el espacio de trabajo.
Tratamiento con IA
El contenido enviado para análisis se procesa mediante un proveedor externo de IA. Consulta el registro de proveedores y sus condiciones aplicables más abajo.
Tus derechos RGPD
Acceso, rectificación, supresión y portabilidad: escríbenos y responderemos en el plazo aplicable del RGPD.
Base de datos en la UE
La base de datos se aloja en AWS Frankfurt vía Supabase. Algunos proveedores pueden tratar datos fuera del EEE; consulta el Centro de Seguridad y las condiciones contractuales vigentes.
1. Quiénes somos
Fencia ayuda a organizar documentación y evidencia para la preparación frente al EU AI Act, una revisión parcial del RGPD y el mapeo de ISO/IEC 42001. Operamos en línea en fencia.co.
Fencia es responsable del tratamiento de los datos de cuenta y contacto. Los datos de identificación y domicilio de la entidad contratante requieren confirmación en la documentación contractual vigente. Puedes contactarnos en contact@fencia.co.
2. Datos que recopilamos
Datos de cuenta
- Nombre y apellidos
- Dirección de correo electrónico
- Nombre de empresa (opcional)
- Credenciales gestionadas por Supabase Auth
Documentos enviados para análisis
- Archivos PDF, DOCX, TXT subidos para análisis
- URLs enviadas para escaneo de URLs
- Documentos obtenidos desde integraciones (Google Drive, Dropbox, OneDrive)
Fencia envía el contenido necesario al proveedor de análisis con IA indicado en el registro. No conserva el archivo original ni el texto completo tras el análisis; guarda resultados que pueden incluir citas. El uso y la retención por parte del proveedor dependen de las condiciones aplicables.
Solicitudes de evidencia
- Datos de la solicitud y de sus participantes
- Metadatos del adjunto, notas y enlaces
Al responder a una solicitud de evidencia, el archivo adjunto pasa temporalmente por el servidor de Fencia y se reenvía mediante el proveedor de correo al solicitante. Fencia no conserva el archivo: guarda su nombre, tamaño, tipo y huella SHA-256, además de las notas y enlaces enviados. Antes de enviar, quien recibe la solicitud debe comprobar quién es el solicitante y si corresponde compartir la información. El proveedor de correo y el buzón del solicitante pueden conservar el adjunto según sus condiciones y configuración.
Importación de gastos
- Agregados de las herramientas seleccionadas
En la importación de gastos, el extracto bancario o de tarjeta se lee en tu navegador. Al confirmar la selección, el servidor recibe solo los agregados de las herramientas seleccionadas: identificador de catálogo, número de cargos y meses, primera y última fecha detectada y totales por moneda. Estos resúmenes se guardan en el inventario; no se envían el archivo del extracto ni sus movimientos completos.
Documentos guardados en Files
- Documentos creados, editados o guardados desde el agente
- Título, contenido Markdown y vínculos a hallazgos o sistemas
Este contenido sí se almacena en el espacio de trabajo para revisarlo, compartirlo o eliminarlo. Las descargas PDF y DOCX se generan a partir del contenido guardado.
Señales de fuentes conectadas
- Mensajes recientes de canales de Slack accesibles para la integración
- Nombres de repositorios y manifiestos de dependencias compatibles de GitHub
- Nombre de la fuente, herramienta detectada y fragmentos breves que pueden guardarse como evidencia para revisión
Estas lecturas se realizan al activar las comprobaciones de Shadow AI disponibles para cada fuente. GitHub no importa documentos ni patrulla repositorios de forma programada.
Datos de uso y métricas
- Número de análisis realizados
- Indicador de preparación y hallazgos generados
- Historial de actividad en el panel
- Registros técnicos de acceso del proveedor de alojamiento
Datos de facturación
- Historial de suscripciones y planes
- Datos de pago procesados por Paddle, nuestro revendedor (Fencia nunca recibe números de tarjeta)
- Facturas y confirmaciones de transacciones
Paddle actúa como revendedor y comerciante registrado de nuestras ventas: procesa el pago, calcula los impuestos y emite la factura. Para los datos de pago es responsable independiente según su propia política de privacidad.
3. Para qué usamos tus datos
Prestar el servicio
Analizar tus documentos, preparar informes con hallazgos para revisión y mantener actualizado tu panel.
Gestionar tu cuenta
Autenticación, control de cuotas, historial de escaneos y configuración de perfil.
Facturación y pagos
Gestionar suscripciones y cambios de plan con Paddle, que procesa los pagos y emite las facturas.
Soporte al cliente
Responder tus consultas, resolver incidencias y mejorar la calidad del servicio.
Seguridad y prevención de fraude
Limitar intentos de inicio de sesión, proteger la integridad de la plataforma y cumplir obligaciones legales.
Mejora del producto
Analizar métricas de uso agregadas (sin datos personales) para mejorar funcionalidades.
4. Base legal del tratamiento
Ejecución de contrato (Art. 6.1.b RGPD)
El tratamiento necesario para prestar el servicio al que te has suscrito.
Interés legítimo (Art. 6.1.f RGPD)
Seguridad de la plataforma, prevención de fraude y mejora del servicio mediante métricas agregadas.
Obligación legal (Art. 6.1.c RGPD)
Conservación de facturas y registros contables según normativa fiscal y contable aplicable.
Consentimiento (Art. 6.1.a RGPD)
Comunicaciones comerciales y boletines informativos, cuando hayas dado tu consentimiento explícito.
5. Subprocesadores y terceros
Usamos servicios de alojamiento, autenticación, pagos y análisis con IA. Algunos pueden tratar datos fuera del EEE. Puedes consultar el registro de proveedores, sus fines y ubicaciones a continuación.
Ver proveedores y ubicaciones
| Proveedor | Finalidad | Ubicación |
|---|---|---|
| Supabase | Base de datos y autenticación | UE (AWS Frankfurt) (Región UE) |
| Vercel | Hosting de la aplicación | UE / EE. UU. (CCT) |
| Microsoft (Azure AI Foundry · modelo DeepSeek) | Análisis de documentos con IA (solo texto; las imágenes se leen antes con OCR propio; seudonimización parcial de identificadores antes del envío, no anonimización) | UE (zona de datos UE) (Tratamiento solo en la UE · DPA de Microsoft) |
| Paddle | Pagos, impuestos y facturas como revendedor | Reino Unido (sede) (Responsable independiente; ver su política) |
| Resend | Emails transaccionales | EE. UU. (CCT) |
| Cloudflare (Turnstile) | Protección anti-bots en formularios | Global (CCT) |
| Vercel Analytics | Métricas de uso agregadas, sin cookies | EE. UU. (CCT) |
| GitHub Actions (backups) | Cuando se habilite el backup: volcado temporal en el ejecutor y conservación del artefacto cifrado hasta 30 días; primera copia y restauración aún pendientes de verificar | Ubicación del ejecutor y almacenamiento por confirmar (Artefacto cifrado con age; acuerdo y transferencias por confirmar) |
El registro indica las salvaguardas previstas para cada proveedor. La existencia y el alcance de cada acuerdo de transferencia deben confirmarse en la documentación contractual vigente.
6. Retención de datos
7. Tus derechos bajo el RGPD
Acceso (Art. 15)
Solicitar una copia de todos tus datos personales que tratamos.
Rectificación (Art. 16)
Corregir datos inexactos o incompletos en tu perfil.
Supresión (Art. 17)
Solicitar la eliminación de tus datos ('derecho al olvido').
Limitación (Art. 18)
Restringir el tratamiento de tus datos en determinadas circunstancias.
Portabilidad (Art. 20)
Recibir tus datos en formato estructurado y legible por máquina.
Oposición (Art. 21)
Oponerte al tratamiento basado en interés legítimo o para comunicaciones comerciales.
Para ejercer cualquiera de estos derechos, envía un correo electrónico a contact@fencia.co indicando el derecho que deseas ejercer y tu dirección de correo electrónico registrada. Responderemos en el plazo aplicable del RGPD, generalmente un mes. Si consideras que el tratamiento no es conforme, puedes presentar una reclamación ante la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos).
8. Seguridad de los datos
Estas son las medidas técnicas que aplicamos hoy:
9. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta Política de Privacidad cuando cambie el servicio o el tratamiento de datos. Publicaremos la versión actualizada e indicaremos la fecha de revisión al inicio del documento.
¿Tienes preguntas sobre tu privacidad?
Estamos disponibles para resolver cualquier duda sobre el tratamiento de tus datos personales.