Por qué necesitas una política de uso de IA
Nota editorial, 24 de septiembre de 2026: conservamos la fecha original. Una política de uso de IA puede ayudar a organizar responsabilidades, pero el EU AI Act no impone esta plantilla, una extensión de 1–2 páginas ni una revisión semestral universal. Revisa el Reglamento de IA y adapta cada medida al uso y papel de tu empresa.
Si tu equipo usa inteligencia artificial, una política interna puede aclarar quién puede usar qué, para qué y con qué límites. Es una herramienta de gobernanza útil para documentar decisiones; no sustituye las obligaciones legales específicas que puedan corresponder a cada sistema ni garantiza cumplimiento por existir en un archivo. Un cliente puede pedir evidencia de estas reglas, pero las solicitudes varían.
La extensión depende del equipo, las herramientas y los riesgos. Esta estructura breve sirve para empezar y ampliarse cuando haga falta.
La plantilla, sección por sección
1. Objeto y alcance
Define a quién aplica (toda la plantilla, contratistas incluidos) y a qué (cualquier herramienta de IA usada en actividades de la empresa, oficial o no).
"Esta política regula el uso de sistemas de inteligencia artificial por parte de todo el personal de [EMPRESA] en el desempeño de sus funciones, incluyendo herramientas de terceros."
2. Herramientas aprobadas
Lista explícita de qué herramientas están permitidas y para qué usos. Esto es lo que convierte la política en algo real y verificable.
"Se autorizan las siguientes herramientas para los usos indicados: [ChatGPT — redacción de borradores no confidenciales], [GitHub Copilot — asistencia de código], [...]. Cualquier herramienta no listada requiere aprobación previa de [responsable]."
3. Datos que NO se pueden introducir
El punto más importante para evitar fugas. Sé concreto.
"Queda prohibido introducir en herramientas de IA de terceros: datos personales de clientes o empleados, información confidencial, código propietario, secretos comerciales o cualquier dato sujeto a acuerdos de confidencialidad."
4. Transparencia
Define quién comprueba si aplican los avisos específicos del artículo 50 cuando la IA interactúa con personas o se difunde contenido sintético. No todo contenido asistido por IA exige el mismo aviso.
"Antes de publicar o poner en servicio un sistema interactivo o contenido sintético, [responsable] revisará qué información exige el artículo 50 y cómo presentarla en ese contexto."
5. Supervisión humana
Define qué decisiones necesitan intervención humana y quién puede revisar o detener el uso del resultado. Para sistemas de alto riesgo, examina las obligaciones de supervisión aplicables; para decisiones automatizadas sobre personas, revisa también el RGPD cuando corresponda.
"[Responsable] definirá los casos en que un resultado de IA requiere revisión humana, los criterios para cuestionarlo y el registro de la decisión."
6. Responsabilidades y formación
Asigna quién mantiene la política y cómo se desarrolla la alfabetización en IA prevista por el artículo 4. El reglamento exige medidas adecuadas al contexto y a las personas implicadas; no prescribe un curso básico idéntico para todo el personal.
"[Responsable] mantiene el inventario y esta política. La formación y orientación se adaptarán a las herramientas y funciones de las personas que las usan."
7. Revisión
La IA cambia rápido; la política también.
"Esta política se revisará cuando cambien las herramientas, finalidades, riesgos u obligaciones aplicables, y con la periodicidad interna acordada por [responsable]."
Cómo pasar del documento a la práctica
Una política que nadie sigue no vale nada — y es peor que no tenerla, porque genera una falsa sensación de cumplimiento. El reto real es mantener la coherencia entre lo que dice tu política y lo que tu equipo hace de verdad.
Ahí es donde muchas empresas fallan: escriben la política, la guardan en una carpeta, y seis meses después el equipo usa cinco herramientas nuevas que la política no contempla.
Cierra el círculo con Fencia
Fencia puede apoyar una revisión periódica de la política con las fuentes compatibles que decidas conectar:
- Subes tu política de uso de IA (esta plantilla, adaptada).
- Conectas una fuente compatible: Slack puede aportar señales de mensajes; Drive, documentos; GitHub, señales limitadas en manifiestos de dependencias. La cobertura depende de permisos, plan y configuración.
- Revisas candidatos y documentos: una persona confirma qué herramientas usa el equipo y si la política las contempla. Fencia no observa todo el uso de IA ni comprueba automáticamente cada regla de la política.
- Organizas la evidencia y preparas una exportación revisable para una conversación con un cliente o auditor.
La diferencia está en revisar la política contra evidencias concretas y mantener una decisión humana documentada.
Adapta esta plantilla y consulta el alcance de las integraciones antes de iniciar una revisión.
Plantilla orientativa. Fencia es una herramienta de apoyo (RegTech) y no sustituye el asesoramiento legal profesional; adapta esta política a tu organización antes de adoptarla. Fuentes: artículos 4, 13, 14 y 50 del Reglamento de IA y artículo 22 del RGPD.